Підвищення ефективності закупівель

Підвищення ефективності здійснення публічних закупівель дозволяє отримати наступні результати:

зниження витрат підприємства при закупівлі,
скорочення часу проведення закупівлі та пришвидшення оборотності коштів,
зменшення ризиків індивідуальної відповідальності керівного складу та фахівців, що можуть виникати у зв’язку з некомпетентністю та неналежним виконанням своїх обов’язків іншими фахівцями підприємства на яких покладені таки обов’язки,
зниження ризиків проведення необґрунтованої закупівлі та прийняття некорректного управлінського рішення,
підвищення фінансово-економічних показників діяльності підприємства,
зниження ризиків виникнення корупційної складової при проведенні закупівель.

Для вирішення цього питання ДП «Держзовнішінформ» пропонує впровадження регламенту ухвалення управлінських рішень з питань публічних закупівель.

Регламент може врегульовувати наступні ключові питання:

Перерозподіл обов’язків виключно за профілем діяльності працівників підприємства та відповідним кваліфікаційним рівнем для виконання покладених функцій;
Персоніфікація відповідальності за обробку інформації та ухвалення рішення;
Зменшення ризиків індивідуальної відповідальності керівного складу та фахівців, що можуть виникати у зв’язку з некомпетентністю та неналежним виконанням своїх обов’язків іншими фахівцями підприємства на яких покладені таки обов’язки;
Впровадження методик обробки даних та формування параметрів, що впливають на здійснення закупівель, а саме методик визначення очікуваної вартості, технічних параметрів, кваліфікаційних критеріїв, значущих умов договору, тощо;
Впровадження автоматизації передачі даних та їх автоматичного заповнення з метою виключення подвійної обробки інформації та виникнення помилок;
Впровадження форм документів з вичерпним переліком даних для заповнення, а також критеріїв якості їх складання;
Впровадження системи контролю якості вхідної/вихідної інформації що надається фахівцями;
Впровадження алгоритму документообігу та його автоматизація;
Налагодження механізму комунікації між фахівцями/підрозділами/структурними підрозділами підприємства з питань закупівель, починаючи з формування річного плану на проведення закупівлі та закінчуючи укладанням договору на закупівлю.

Дивитися презентацію впровадження регламенту

Впровадженню регламенту передує дослідження наявної на підприємстві системи ухвалення управлінських рішень у галузі публічних закупівель за наступною структурою:

Дослідження загальної адміністративно-організаційної структури підприємства, визначення переліку її структурних елементів (підрозділів та їх посадових осіб), які безпосередньо задіяні в складанні документації, проведення необхідних процедур при організації публічних закупівель
Визначення та оцінка функцій структурних елементів підприємства, задіяних в організації та здійсненні публічних закупівель, сфери їх відповідальності, комунікації та взаємної підпорядкованості
Визначення структури затвердженого на підприємстві документообігу та форм документів, складання яких передбачено при організації публічних закупівель, встановлення кола осіб (структурних підрозділів) в обов’язки яких входить формування тих чи інших показників таких документів, порядок узгодження документів (їх даних) іншими посадовими особами (структурними підрозділами)
Порівняння та аналіз внутрішніх документів підприємства (наказів, посадових інструкцій, інших документів) на предмет їх взаємної відповідності, наявності/відсутності дублювання одних й тих же обов’язків, покладених на різних посадових осіб або відсутність будь-яких осіб на яких би покладалась відповідальність за здійснення окремих процедур (формування показників, документів)
Встановлення та оцінка впроваджених підприємством критеріїв якості до вхідних даних, форм документів, які приймаються підприємством при розрахунках відповідних показників, які впливають на прийняття адміністративних рішень, необхідних при здійсненні публічних закупівель
Дослідження проведених підприємством тендерних процедур та складених на їх виконання документів на предмет відповідності діючому законодавству та внутрішнім регуляторним актам, а також загальний аналіз ефективності проведення процедури публічної закупівлі підприємством
Встановлення наявності та оцінка ефективності, впроваджених на підприємстві методик (алгоритмів) на забезпечення розрахунків показників та обробки відомостей, на підставі яких ухвалюються управлінські рішення в сфері публічних закупівель

За фактом дослідження виявляється та фіксується у звіті з дослідження перелік знайдених недоліків що потребують усунення. Регламент передбачає комплекс заходів, індивідуальний для кожного підприємства в залежності від виявлених недоліків, по вирішенню вказаних питань та оптимізації процесу в цілому.
Комплекс заходів може передбачати різні методи по оптимізації процесу проведення закупівлі та залежить від наявною діючої системи ухвалення управлінських рішень на підприємстві.