Підвищення ефективності закупівель

Замовити

Замовити

Підвищення ефективності здійснення публічних закупівель дозволяє отримати наступні результати:

  • зниження витрат підприємства при закупівлі,
  • скорочення часу проведення закупівлі та пришвидшення оборотності коштів,
  • зменшення ризиків індивідуальної відповідальності керівного складу та фахівців, що можуть виникати у зв’язку з некомпетентністю та неналежним виконанням своїх обов’язків іншими фахівцями підприємства на яких покладені таки обов’язки,
  • зниження ризиків проведення необґрунтованої закупівлі та прийняття некорректного управлінського рішення,
  • підвищення фінансово-економічних показників діяльності підприємства,
  • зниження ризиків виникнення корупційної складової при проведенні закупівель.

Для вирішення цього питання ДП «Держзовнішінформ» пропонує впровадження регламенту ухвалення управлінських рішень з питань публічних закупівель.

Регламент може врегульовувати наступні ключові питання:

  • Перерозподіл обов’язків виключно за профілем діяльності працівників підприємства та відповідним кваліфікаційним рівнем для виконання покладених функцій;
  • Персоніфікація відповідальності за обробку інформації та ухвалення рішення;
  • Зменшення ризиків індивідуальної відповідальності керівного складу та фахівців, що можуть виникати у зв’язку з некомпетентністю та неналежним виконанням своїх обов’язків іншими фахівцями підприємства на яких покладені таки обов’язки;
  • Впровадження методик обробки даних та формування параметрів, що впливають на здійснення закупівель, а саме методик визначення очікуваної вартості, технічних параметрів, кваліфікаційних критеріїв, значущих умов договору, тощо;
  • Впровадження автоматизації передачі даних та їх автоматичного заповнення з метою виключення подвійної обробки інформації та виникнення помилок;
  • Впровадження форм документів з вичерпним переліком даних для заповнення, а також критеріїв якості їх складання;
  • Впровадження системи контролю якості вхідної/вихідної інформації що надається фахівцями;
  • Впровадження алгоритму документообігу та його автоматизація;
  • Налагодження механізму комунікації між фахівцями/підрозділами/структурними підрозділами підприємства з питань закупівель, починаючи з формування річного плану на проведення закупівлі та закінчуючи укладанням договору на закупівлю.

Дивитися презентацію впровадження регламенту

Впровадженню регламенту передує дослідження наявної на підприємстві системи ухвалення управлінських рішень у галузі публічних закупівель за наступною структурою:

  • Дослідження загальної адміністративно-організаційної структури підприємства, визначення переліку її структурних елементів (підрозділів та їх посадових осіб), які безпосередньо задіяні в складанні документації, проведення необхідних процедур при організації публічних закупівель
  • Визначення та оцінка функцій структурних елементів підприємства, задіяних в організації та здійсненні публічних закупівель, сфери їх відповідальності, комунікації та взаємної підпорядкованості
  • Визначення структури затвердженого на підприємстві документообігу та форм документів, складання яких передбачено при організації публічних закупівель, встановлення кола осіб (структурних підрозділів) в обов’язки яких входить формування тих чи інших показників таких документів, порядок узгодження документів (їх даних) іншими посадовими особами (структурними підрозділами)
  • Порівняння та аналіз внутрішніх документів підприємства (наказів, посадових інструкцій, інших документів) на предмет їх взаємної відповідності, наявності/відсутності дублювання одних й тих же обов’язків, покладених на різних посадових осіб або відсутність будь-яких осіб на яких би покладалась відповідальність за здійснення окремих процедур (формування показників, документів)
  • Встановлення та оцінка впроваджених підприємством критеріїв якості до вхідних даних, форм документів, які приймаються підприємством при розрахунках відповідних показників, які впливають на прийняття адміністративних рішень, необхідних при здійсненні публічних закупівель
  • Дослідження проведених підприємством тендерних процедур та складених на їх виконання документів на предмет відповідності діючому законодавству та внутрішнім регуляторним актам, а також загальний аналіз ефективності проведення процедури публічної закупівлі підприємством
  • Встановлення наявності та оцінка ефективності, впроваджених на підприємстві методик (алгоритмів) на забезпечення розрахунків показників та обробки відомостей, на підставі яких ухвалюються управлінські рішення в сфері публічних закупівель

За фактом дослідження виявляється та фіксується у звіті з дослідження перелік знайдених недоліків що потребують усунення. Регламент передбачає комплекс заходів, індивідуальний для кожного підприємства в залежності від виявлених недоліків, по вирішенню вказаних питань та оптимізації процесу в цілому.
Комплекс заходів може передбачати різні методи по оптимізації процесу проведення закупівлі та залежить від наявною діючої системи ухвалення управлінських рішень на підприємстві.

Нам довіряють